1. Giriş
5018 sayılı Kamu Mali Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 2006 yılında yürürlüğe girmesiyle birlikte, kamu idarelerinin stratejik plan hazırlaması, bu plan doğrultusunda yıllık performans programı oluşturması ve bütçeyi de yine plan çerçevesinde kullanması zorunlu hale gelmiştir. [1]
Stratejik yönetim anlayışı olarak da tanımlanabilen bu yaklaşımın başarılı olabilmesi, yönetim sorumluluğu modelinin yerleşmesine, güçlü, etkin ve sürekli geliştirilen bir iç kontrol sisteminin kurulmasına bağlıdır. Bununla birlikte başarı için stratejik planın, performans programının, mali yıl bütçesinin ve faaliyet raporunun, birbiriyle uyumlu, tutarlı, gerçekçi hazırlanması ve uygulanması da gerekmektedir.
Kamu idarelerinin orta ve uzun vadeli amaçlarını, temel ilke ve politikalarını, hedef ve önceliklerini, performans ölçütlerini, bunlara ulaşmak için izlenecek yöntemler ile kaynak dağılımlarını içeren stratejik planın[2], uygulanabilir ve anlamlı olmasının, idare faaliyetlerine/bütçesine ışık tutmasını sağlamasının en önemli şartının, katılımcı hazırlanması olduğu düşünülmektedir.
Stratejik plan hazırlanmasında dikkate alınacak temel mevzuat olarak, “Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”[3] ve “Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu”[4] karşımıza çıkmaktadır. Bu düzenlemeler incelendiğinde katılımcılığın oldukça önemsendiğini, başta “paydaş analizi” gibi plan hazırlık çalışmalarında yapılması öngörülen birçok çalışmaya yer verildiğini görmekteyiz.
Mevzuat açısından yapılması gereken çalışmalarından biri olmakla birlikte, plan hazırlık çalışmalarında “paydaş analizi” çalışmalar yapılarak, katılımcılık sağlandığında, idarenin etkileşim içinde bulunduğu tarafların görüşleri de alınmakta, bu şekilde planın uygulanabilirliğini de artmaktadır. Dolayısıyla başarılı planlar, etkin katılımcılığın sağlandığında ortaya çıkar şeklinde bir değerlendirme yapmak mümkündür.
Bu çalışmamızda stratejik plan çalışmalarında yapılması gereken “paydaş analiz” i hakkında bilgiler vermeye ve bu çerçevede katılımcı yöntemle plan hazırlanmanın önemini değerlendirmeye çalışacağız.
Çalışmamızda, katılımcılığı sağlamak için yapılan paydaş analizini tanımlayarak, bu analizde kullanılabilecek yöntemleri ve paydaş analizi sonrasında ortaya çıkan bilgilerin stratejik planla ilişkilendirilmesini değerlendireceğiz.
Çalışmamızda, Kalkınma Bakanlığı tarafından yayımlanan[5] “Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu” ile “Paydaş Anketleri: Stratejik Yönetim Süreçlerinde Paydaş Anketi Hazırlama, Uygulama ve Analiz Rehberi” de kaynak alınmıştır.
2. Paydaş ve Paydaş Analizi Hakkında Genel Bilgilendirme
“Kamu İdarelerinde Stratejik Planlamaya İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik”, kamu idarelerinin stratejik planlama çalışmalarının katılımcı bir şekilde yürütülmesini öngörmektedir. Anılan Yönetmelik’in 5.maddesinde planlama süreci için;
“a) Kamu idaresinin hizmetinden yararlananların, kamu idaresi çalışanlarının, sivil toplum kuruluşlarının, ilgili kamu kurum ve kuruluşları ile ilgili diğer tarafların katılımları sağlanır ve katkıları alınır.
b) Çalışmalar, strateji geliştirme biriminin koordinatörlüğünde tüm birimlerin katılım ve katkılarıyla yürütülür.”
İfadeleri yer almaktadır. Katılımcılığın sağlanması ise görev/hizmet/faaliyet ile etkileşim altında bulunanların tespiti, görüşlerinin istatistiğe dayanan yöntemlerle alınması ve bu verilerin analiz edilmesini ile gerçekleştirilmektedir. Bu çalışmalara “paydaş analizi” denilmektedir. Bu çerçevede, paydaş ve paydaş analizini tanımlamakta fayda bulunmaktadır.
Paydaş kavramına ilişkin çeşitli kaynaklarda yer alan tanımlar aşağıdadır:
§ Paydaşlar, kuruluşun ürün ve hizmetleri ile ilgisi olan, kuruluştan doğrudan veya dolaylı, olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen veya kuruluşu etkileyen kişi, grup veya kurumlardır.[6]
§ Paydaş, bir karar, politika ya da eylemin planlanması, uygulama süreci ya da sonucundan bir şekilde etkilenen, dolayısıyla durumla ilgileri ya da durumdan çıkarları olan kuruluş ya da bireyleri tanımlar. Sivil toplum kuruluşları (STK), kampanya grupları ve çıkar gruplarının yanı sıra, ilgileri ya da çıkarları olduğunun farkında olmayan paydaşlar da bu tanıma dâhildir.[7]
§ Kurumun ilişki içinde olduğu, bu sebeple de kurumun faaliyetlerinden etkilenebilen ve bunları etkileyebilecek olan kişiler ve gruplardır.[8]
Paydaş kavramının yanında, iç ve dış paydaş kavramlarını da tanımlarsak; iç paydaşlar, kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış paydaş ise kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir.
Yukarıda çeşitli tanımlarına yer verilen paydaşlarla ilgili yapılacak bir analiz, aşağıdaki bilgileri verecektir[9]:
v Planlama sürecinin ilk aşamalarında paydaşlarla etkili bir iletişim kurularak bu kesimlerin ilgi ve katkısının sağlanması,
v Paydaşların görüş ve beklentilerinin tespit edilmesi,
v Kuruluşun faaliyetlerinin etkin bir şekilde gerçekleştirilmesine engel oluşturabilecek unsurların saptanması ve bunların giderilmesi için stratejiler oluşturulması,
v Paydaşların birbirleriyle olan ilişkilerinin ve olası çıkar çatışmalarının tespit edilmesi,
v Paydaşların kuruluş hakkındaki görüşlerinin alınmasıyla kuruluşun güçlü ve zayıf yönleri hakkında fikir edinilmesi,
v Paydaşların hangi aşamada katkı sağlayacağının tespit edilmesi,
v Paydaşların görüş, öneri ve beklentilerinin stratejik planlama sürecine dâhil edilmesiyle planın bu kesimlerce sahiplenilmesi ve planın uygulanma şansının artması amaçlanır.
Stratejik plan çalışmaları kapsamında gerçekleştirilen paydaş analizinde; tespit edilen paydaşın önemi, etki derecesi, ilgili olduğu ürün ve hizmet, paydaşa yönelik izlenecek strateji ana kütlenin belirlenmesinde dikkate alınmalıdır.[10]
Dolayısıyla, paydaş analizde kullanılacak yöntem, etkin katılımcılığının sağlanmasında rol oynayacak ve başarılı bir stratejik plan ortaya çıkmasında belirleyici olacaktır.
3. Paydaş Analizinde Kullanılacak Yöntemler
Paydaş analizi çalışmalarında, paydaşların belirlenmesi, önceliklendirilmesi ve faaliyetlerle ilişkilendirilmesinden sonra, tümünü temsil etme kabiliyetine sahip bir bölümü incelenmekte, paydaşların tümüyle ilgili çıkarımlar yapılmaktadır.
Paydaş analizinin en önemli aracı anketlerdir. Anket yöntemi aranan bilginin türüne, proje için mevcut olan bütçeye, zamana ve örnekleme göre belirlenir. Anketlerde yaygın olarak kullanılan dört yöntem bulunmaktadır:
§ Yüz yüze görüşmeler,
§ Telefon görüşmeleri.
§ Postalanan anket formları,
§ Çevrimiçi anket formları
Her bir yönteminde kendine göre artı veya eksileri bulunmaktadır. Paydaş anketlerinin sağlıklı yapılması ve istenilen bilgilerin elde edilmesi, istatistiğe dayanan yöntemlerin uygulanmasına ve önceden üzerinde çalışılmış bir iş programıyla hareket edilmesine bağlıdır.
Paydaş anketine ilişkin iş programına, hangi paydaşlar için hangi anket yönteminin uygulanacağı, görev anket çalışmalarında görev alacak personelin iş dağılımı ve iş bölümü esasları, çalışmaya ilişkin iş takvimi gibi önemli hususların yer alması gerekmektedir.
Ancak, çalışmamızda anket yöntemlerinden çevrim içi anket yöntemine ağırlıklı olarak yer vereceğiz. Bunun nedeni, teknolojik gelişmelerden yararlanılan anket çalışmalarında maliyet oldukça düşük olması ve anket çalışmalarından hızlı ve işlevsel sonuçlar alınmasıdır.
Çevrim içi anket, idarenin kendi bilgi işlem biriminin yardımıyla ya da bazı açık kaynak kodlu internet araçlarıyla, anketin elektronik bir formunun hazırlanarak paydaşlara sunulmasıdır. Bu çalışmalarda veri güvenliğinin sağlanması ve paydaşlarla uygun araçlarla paylaşılması bazı teknik bilgilerin bulunmasını gerektirmektedir. Dolayısıyla teknik danışmanlık alınması da gerekmektedir.
Çevrim içi anket tamamlandıktan sonra elde edilen verilerin raporlanması, grafik ve tablolara dönüştürülmesi, gelişmiş istatistik araştırma yazılımlarına aktarılması mümkündür. Hatta bazı yazılımlar bu aktarımı anketin uygulanması sırasında anlık olarak yapabilmektedir. Ancak bu tür olanaklar, kullanılan yazılımın diğer yazılımlarla uyum düzeyi ile ilişkilidir. Kullanılan yazılım, anket sonrası kullanılacak diğer yazılımlarla uyumsuzsa bu tür aktarımlar sorun yaratabilir.
Çevrim içi anketlerin sağladığı diğer bir olanak, uygulanan anket sürecine ilişkin paydaş izlenimlerinin, beklentilerinin ve önerilerinin ayrıca toplanabilmesidir. Bu şekilde, anket ekibi öz değerlendirme sürecini de çevrim içi bir şekilde gerçekleştirebilmektedir.
[1] Bu zorunluluk, 5018 sayılı Kanun’un 9.maddesinde bulunmaktadır. Diğer taraftan, belediyeler için yine 5393 sayılı Belediye Kanunu’nun 41.maddesinde stratejik plan yapma zorunluluğuna yer verilmiştir.
[2] 5018 sayılı Kanun’un 3.maddesinde yer alan tanım.
[3] 26/5/2006 tarihli ve 26179 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanmıştır.
[4] Bakınız: www.sp.gov.tr
[5] http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/Kilavuz+ve+Rehberler/
[6] Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18
[7] Kalkınma Bakanlığı, “Katılımcılığın İlkeleri: Katılımlı Çalışmaları Tasarlayan, Uygulayan ve Yönetenler İçin İyi Uygulama Kılavuzu”, sayfa:7, http://www.sp.gov.tr/tr/html/18/Kilavuz+ve+Rehberler/
[8] Aslı ÇİLLİOĞLU, “İç ve Dış Paydaşların Değerlendirmelerine Göre Anadolu Üniversitesi’nin Kurumsal İtibarı”, , Yüksek Lisans Tezi, Anadolu Üniversitesi Sosyal Bilimler Enstitüsü, Aralık 2010, sayfa: 10
[9] Kamu İdareleri İçin Stratejik Planlama Kılavuzu, sayfa:18
Taner Eraslan'ın yazısının tamamını www.tanereraslan.org/2019/05/stratejik-plan-hazirlik-surecinde-paydas-analizlerinin-onemi/
adresinden okuyabilirsiniz..
FACEBOOK YORUMLAR